Jak prowadzić Książkę Obiektu Budowlanego?
Jeśli Książka Obiektu Budowlanego (KOB) nie była dotychczas prowadzona, właściciel lub zarządca powinien niezwłocznie rozpocząć jej prowadzenie. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy podjąć, uwzględniając zarówno tradycyjną formę papierową, jak i możliwość prowadzenia KOB w formie elektronicznej.
Wybór formy prowadzenia KOB
Forma papierowa
KOB tradycyjnie prowadzona jest w formie papierowej na formularzu zgodnym z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. Można ją zakupić w sklepach specjalistycznych z drukami urzędowymi lub pobrać wzór ze stron internetowych odpowiednich organów administracji budowlanej.
Forma elektroniczna
Od 2023 roku, w wyniku nowelizacji Prawa budowlanego, istnieje możliwość prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego w formie elektronicznej. Elektroniczna KOB (e-KOB) ułatwia zarządzanie dokumentacją, umożliwia szybki dostęp do informacji oraz jest zgodna z trendem cyfryzacji procesów administracyjnych.
Aby prowadzić e-KOB, należy:
- Skorzystać z oficjalnej platformy udostępnionej przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB) lub innych autoryzowanych dostawców.
- Zarejestrować się w systemie i zweryfikować swoją tożsamość oraz prawo do zarządzania danym obiektem.
- Zapewnić bezpieczeństwo danych, przestrzegając przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) oraz wytycznych dotyczących bezpieczeństwa informacji.
Zgromadzenie dokumentacji technicznej
Należy zebrać wszystkie dostępne dokumenty dotyczące obiektu, w tym:
- Projekty budowlane i wykonawcze.
- Pozwolenia na budowę, użytkowanie oraz ewentualne decyzje o warunkach zabudowy.
- Protokoły z dotychczasowych przeglądów technicznych.
- Dokumentację z przeprowadzonych remontów, modernizacji i konserwacji.
- Decyzje i postanowienia organów nadzoru budowlanego.
W przypadku braków w dokumentacji, warto skontaktować się z:
- Poprzednimi właścicielami lub zarządcami obiektu.
- Urzędami administracji architektoniczno-budowlanej.
- Archiwum Państwowym lub archiwami prywatnymi firm wykonawczych.
Wpisanie danych początkowych
W KOB należy uzupełnić informacje podstawowe, takie jak:
- Dane identyfikacyjne obiektu: adres, numer ewidencyjny działki, numer księgi wieczystej, rok budowy.
- Charakterystykę obiektu: rodzaj budynku, przeznaczenie, kubatura, liczba kondygnacji.
- Dane właściciela lub zarządcy: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres korespondencyjny, dane kontaktowe.
- Informacje o projektantach, wykonawcach i osobach odpowiedzialnych za nadzór budowlany.
- Stan techniczny na moment rozpoczęcia prowadzenia KOB: opis obecnego stanu, ewentualne uszkodzenia czy awarie.
W przypadku e-KOB, dane te wprowadza się do systemu elektronicznego, który może oferować dodatkowe funkcje, takie jak automatyczne weryfikacje czy podpowiedzi przy wypełnianiu formularzy.
Przeprowadzenie kontroli technicznej
Zaleca się przeprowadzenie aktualnej kontroli stanu technicznego obiektu przez uprawnioną osobę, np.:
- Inspektora nadzoru budowlanego.
- Rzeczoznawcę budowlanego.
- Osobę z uprawnieniami budowlanymi w odpowiedniej specjalności.
Kontrola powinna obejmować:
- Ocenę elementów konstrukcyjnych: fundamenty, ściany, stropy, dach.
- Sprawdzenie instalacji technicznych: elektrycznej, gazowej, wodno-kanalizacyjnej, grzewczej, wentylacyjnej.
- Ocenę bezpieczeństwa użytkowania: drogi ewakuacyjne, zabezpieczenia przeciwpożarowe, bariery i poręcze.
- Identyfikację ewentualnych zagrożeń i zaleceń dotyczących napraw czy modernizacji.
Wyniki kontroli należy odnotować w KOB, dołączając protokoły i dokumentację fotograficzną. W przypadku e-KOB, dokumenty można załączać w formie cyfrowej.
Regularne aktualizacje
Po uzupełnieniu KOB o dane początkowe i wyniki kontroli, należy regularnie dokonywać wpisów, w tym:
- Protokoły z okresowych kontroli stanu technicznego: rocznych (np. instalacje i elementy narażone na szkodliwe wpływy) i pięcioletnich (ogólny stan techniczny obiektu).
- Informacje o przeprowadzonych pracach: remontach, modernizacjach, konserwacjach, awariach i ich usuwaniu.
- Zmiany danych kontaktowych: aktualizacja informacji o właścicielu, zarządcy czy osobach odpowiedzialnych za utrzymanie obiektu.
- Decyzje administracyjne: pozwolenia, nakazy, zakazy, postanowienia organów nadzoru budowlanego.
Elektroniczna KOB często oferuje funkcje przypominające o terminach przeglądów i ułatwiające zarządzanie dokumentacją poprzez powiadomienia e-mail czy SMS.
Przestrzeganie przepisów prawnych
Niezależnie od formy prowadzenia KOB, należy zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym:
- Ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. 1994 Nr 89 poz. 414 z późn. zm.).
- Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. 2003 Nr 120 poz. 1134).
- Rozporządzeniem w sprawie prowadzenia książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej (jeśli takie zostało wydane po nowelizacji Prawa budowlanego).
Warto również śledzić bieżące zmiany w prawie oraz korzystać z usług profesjonalistów w zakresie prawa budowlanego i zarządzania nieruchomościami.
Korzyści z prowadzenia KOB w formie elektronicznej
- Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego w formie elektronicznej niesie ze sobą szereg zalet:
- Dostępność: możliwość przeglądania i aktualizacji danych z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.
- Bezpieczeństwo: elektroniczne systemy często oferują zabezpieczenia przed utratą danych, takie jak regularne kopie zapasowe i szyfrowanie.
- Automatyzacja: przypomnienia o terminach przeglądów, możliwość generowania raportów i zestawień.
- Ekologia: redukcja zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych.
- Integracja: możliwość połączenia z innymi systemami zarządzania nieruchomościami czy aplikacjami mobilnymi.
Podsumowanie
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania obiektu oraz spełnienia wymogów prawnych. Wybór formy zależy od indywidualnych preferencji właściciela lub zarządcy, jednak warto rozważyć korzyści płynące z cyfryzacji tego procesu.